彩虹EDM系统流程模板创建及应用

彩虹EDM系统流程模板创建及应用

一、流程模板定义

流程模板，是工作流管理系统的一部份。在这里，企业可以定制属于自己的流程。通常企业都有各种固化的流程，譬如ISO流程、研发流程、合同审批流程等。

企业利用各种“流程模板”模块可以定制和规范属于本企业的业务。

点击【流程管理】>【流程模板】打开流程模板主界面。

二、流程模板主界面

在流程模板的“模板列表”中，右键菜单【新建】>【流程模板】，能够建立一份新的流程模版。

在新建立了一份流程模板后，用户可以右键菜单【属性】，弹出“流程模板属性”窗体，对新建的流程模板进行编辑。

三、流程模板属性窗体

用户通过【常规】、【流程图定义】、【自定义附件列】、【参考附件】、【流程设置】、【相关性】、【操作日志】七个标签页来定义企业的流程模板。（注：关于工作流管理更详细说明，请参考“流程管理”一章。）

四、定义流程模板

要为企业定制有效的工作流，首先要定义好相关工作流的模板。模板的作用是为每一个具体的企业工作流实例，预先设定好一套统一的过程和一致的参数。要定义流程模板，选择【流程管理】>【流程模板】。打开“流程模板”模块。

左边结构树区，“流程模板”目录下，是用来分类存放流程模板的文件夹。按照不同的工作流程，用户可以建立不同的文件夹用来存放不同的流程模板。

流程模板模块主界面

五、新建流程模板

如图所示，用户可以在工作区或者结构树区，使用右键，【新建】>【流程模板】

新建流程模板界面

完成【新建】命令后，会弹出“流程模板属性”窗体，在该对话框中，用户可以进行流程模板的设置。

流程模板属性窗体

六、设置流程模板

流程模板的设置分【常规】、【流程图定义】、【自定义附件列】、【参考附件】、【流程设置】五个标签页进行设置。用户可以根据自己企业的实际需要，定义出自身企业的流程模板。

A常规

常规属性的设置。如下图，在这里可以设置流程模板的模板名称；管理者；模板编码；模板备注；流程类型；权限方式；名称规则等基本属性。

流程类型的下拉菜单中可以选择该流程模板的类型，不同的流程类型其可供选择的过程类型会有差异。

流程模板类型选择菜单

权限方式中设置岗位用户权限与过程权限的关系。

权限方式选择菜单

B流程图定义

在过程定义中，要求定义整个流程的组织方式。流程是由一个个的过程组织而成的，此处用形象的流程图进行组织。

在此页下，用户可以为流程模板定制详细的流程图。过程用圆形图标的形式展现出来。【新建过程】按钮可以产生新的“过程”图标。

【指定前/后过程】的命令用于链接2个过程。首先选中一个过程图标，按【指定前过程】命令（右键菜单中也存在），接着指定它的上一步过程，系统会产生连线，连接相邻的2个过程图标。同理按【指定前过程】按钮，接着指定它的下一步过程，系统会产生连线。

定义流程图界面

双击过程图标，系统会弹出“过程定义”窗体，在这里可以对每一个过程的详细属性进行设置。如图，双击“过程1”图标，会弹出此过程更为详细的“过程定义”窗口。

定义每个过程的窗体

参与人与时间

在“过程定义”窗体的【参与人与时间】页下，可以设置该过程需要的用户－“过程用户”。

注：一个过程必须设定至少一个过程用户，否则工作流无法执行。

过程定义【参与人与时间】下添加过程用户

过程执行人可通过3种方式添加：【添加用户】；【添加岗位】；【添加动态用户】。

添加用户：以一个个用户的形式添加具体的用户对象。

添加岗位：以添加岗位的方式添加过程的用户。

添加动态用户：添加的用户是一种处于动态状态的用户。譬如：流程启动者、本部门负责人等。

在添加了一个过程用户之后，系统要求必须指定这个用户在流程中的角色，“流程角色”是用户在流程中所具有权限的一种标识。过程用户属于不同的流程角色就具有不同的流程权限。

时间信息

在这些时间标签下，填写每一个过程所需要的执行时间，在【计划周期】下填写每个过程的执行时间。

执行策略

在“过程定义”窗体的【执行策略】页下，可以设置该过程的启动策略、完成策略、提交策略、驳回策略。

设置【执行策略】界面

邮件通知

在“过程定义”窗体的【邮件通知】页下，可以设置执行该过程时需要通知的用户。

设置【邮件通知】界面

高级设定

在“过程定义”窗体的【高级设定】页下，可以设置该过程提交时自动将新的属性值填入“流程附件”中的对象属性，也可以对DWG格式的文档实现电子签名。

设置【高级设定】界面

C自定义附件列

在“自定义附件列”标签下，设置自定义附件类型需要显示的对象属性。

D参考附件

在“参考附件”标签下，设置审核该流程参考的有关资料。

E流程设置

在“流程设置”标签下，设置整个流程模板的“工作日历”和“时间单位”。默认情况已配置好，用户可不用设置。

流程模板中的流程设置

定义流程角色

一般由企业的系统管理员定义流程角色。一般的企业员工可能没有权限修改。流程角色的定义位于【系统设置】>【参数配置】>【流程处理类】的【流程角色设置】参数中。

流程角色设置参数

双击【流程角色设置】，弹出“查看”窗体。

流程角色设置窗体

在流程角色设置窗体中，点【新增】按钮，可以新增一个用户定义的流程角色。在系统中已经默认内置了数个常用的流程角色。

新增流程角色

在新增一个流程角色，填写【常规】页后，接着在【权限】页中设置细致的流程权限值。

在权限标签页中设置流程角色的权限值

企业系统管理员定义好需要的流程角色后，在新建流程模板，定义过程执行人的时候，便可以为过程用户设置需要的流程角色，获得相应的流程中的权限。

在流程模板，“过程定义”的【参与人与时间】页下，【设置流角色】为每个执行人设置已经定义的流程角色。

在流程模板属性“过程定义”中设置流程角色

创建和启动流程

企业中，很多时候会对某张图纸，某份合同进行签批。这类签批手续，以往靠企业中人手来传递，这种传递远远无法满足现代制造企业所需求的时效性。企业中，零散的任务要求往往没有形成集中的管理而导致责任的不明确。系统中的流程管理模块，可以使企业管理者很好地掌控企业中的各种流程进度，并适时地调整管理策略，帮助企业规范管理业务流程。下面介绍如何创建流程实例。

创建流程方法

有3种方法可以创建流程。

1.用户可以基于“企业知识库”的文档创建流程。

例如：在“文档管理”模块的工作区中，点选某个打算走流程的文件，右键>【创建工作流】。系统会弹出“流程模板”供用户选择一个工作流模板。点【确定】后，系统会进入“新建工作流”窗体。

使用右键命令“创建工作流”

2.在“首页”－“当前流程”栏，点击【创建新流程】链接。

“首页”界面“当前流程”一栏

3.在【个人工作台】>【工作流】模块，【右键】>【创建新流程】。

在工作流模块中“创建新流程”

设置“新建工作流”

创建工作流，要求选择流程模板，选择所需要的流程模板后。点【确定】后，用户进入到“新建工作流”界面，在此界面下用户可以填写新建工作流的各种内容。

“新建工作流”填写界面

【常规】――【工作流名称】；【紧急度】；【工作流内容】为可修改项。

【流程图】――在流程图中，用户可以再细化每一个过程的要求。通过双击过程图标或【右键】>【过程属性】，进入对应的“过程定义”界面。

双击此处的过程图标，可以进入“过程定义”界面

在“过程定义”界面如下图，此时和“流程模板”中的“过程定义”不同的是，流程实例过程中的一些属性，不再让用户修改了。用户可以书写每一个过程的“过程内容”。

新建工作流时的过程定义

注：当流程模板勾选“允许启动用户修改过程的计划周期”。可以在【参与人与时间】页，修改每个过程的过程的【计划周期】。

修改过程执行的“计划周期”

启动流程

在新建工作流，【常规】页下，输入【工作流名称】。点【确定】即可马上启动工作流。

如果用户想把工作流的细节设置都填写完才启动，可以不点【确定】按钮，而是点【应用】按钮。点【应用】后，工作流程会保存下来。当用户最终决定启动工作流时，切换到【流程图】页下，此时【启动】按钮已经被激活，点击【启动】按钮即可马上启动流程；也可以直接点【确定】启动流程。

在“流程图”页下启动工作流

流程统计

“流程统计”模块中是分部门与管理者两大类来对所有的流程进行统计查询，并且还对流程的查询划分的比较细致，具体如下：

流程统计查询界面

在流程统计分类查询中可以通过流程开始时间、部门、员工等信息对于流程进行输入信息查询统计。

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